Processen
Alle organisaties zouden er naar moeten streven om diensten en producten te leveren die voldoen aan de wensen van de klant. Niet gedeeltelijk, niet soms, maar altijd! Dit is alleen te realiseren door het voortdurend optimaliseren van alle (interne) processen.
Uw organisatie vormt hierop geen uitzondering!
Het is gebleken dat procesoptimalisatie gerealiseerd kan worden door het toepassen van slechts enkele relatief eenvoudige methoden.
Lean
Lean is een methode die erop gericht is om verspillingen, zaken die voor de klant geen toegevoegde waarde leveren, te elimineren. Hierdoor gaat de kwaliteit omhoog en gaan de kosten omlaag, wat leidt tot een verbetering van het bedrijfsresultaat.
Deze methode is met name interessant voor organisaties met wat complexere (productie)processen. Hoe meer stappen des te meer verspilling er uit een proces kan worden verwijderd. De mate van verspilling verschilt natuurlijk van bedrijf tot bedrijf en van proces tot proces maar percentages van meer dan zestig procent zijn zeker niet ongewoon.
Niet alleen de productiesector kent complexe processen, ook in de dienstensector en bij de overheid komt men ze volop tegen. Hierbij kan men denken aan bijvoorbeeld het analyseren van monsters in een laboratorium, het administratieve proces van opdracht tot betaling, het logistieke proces van supermarkten, het patiënt-behandelproces in een ziekenhuis, etc.
Lean Kaizen
Het Japanse woord ‘KAIZEN’ betekent verbetering, verbeteringen zonder hoge kosten, waar iedereen van manager tot medewerker bij betrokken is en met gebruikmaking van het gezonde verstand. Deze Japanse methode van verbeteren stimuleert het dagelijks aanbrengen van kleine verbeteringen. Het belangrijkste aspect van KAIZEN is dat het een voortdurend, nooit eindigend proces van verbeteren is. Het is een zachte en geleidelijke aanpak, dit in tegenstelling tot de meer westerse gewoonte van drastische wijzigingen en grote investeringen.
Deze Kaizen methode kan op drie verschillende manieren in de praktijk worden gebracht. De meest voorkomende manier is om het werk van de medewerker productiever, minder vermoeiend, efficiënter, en/of veiliger te maken. Om dit te realiseren worden o.a. de medewerkers gestimuleerd zich te verbeteren. Een tweede manier is door het verbeteren van de machines, zoals het installeren van voorzieningen om fouten te voorkomen en / of het wijzigen van de machineopstelling. De derde manier is het verbeteren van procedures. Al deze alternatieven kunnen gecombineerd worden in een breed verbeteringsplan.
Hoe dan ook, de eerste fase is het bestuderen van de huidige werkstandaard om de huidige prestaties te bepalen, en dan in te schatten hoe en hoeveel de prestaties verbeterd kunnen worden. Na het succesvol doorvoeren van een verbetering kan de werkstandaard aangepast worden.
Kaizen is een gecontroleerd proces; Het wordt niet geaccepteerd dat iemand het ontwerp, de opstelling, of de standaard aanpast voor een zogenaamde ‘verbetering’. Het Kaizen proces wordt gecontroleerd door verbetergroepen en iedereen, onafhankelijk van functie of positie, wordt gestimuleerd om suggesties in te dienen via een suggestiesysteem (TEIAN in het Japans). Suggesties worden door een team van deskundigen beoordeeld op waarde en beloond naarmate van algemene impact.
Lean Life Cycle Costing
Life Cycle Costing (LCC) analyse is een techniek om de totale kosten van alternatieven te vergelijken. Het is een gestructureerde aanpak waarmee men, rekening houdende met alle kostensoorten, inzicht kan krijgen in de uitgaven over de te verwachte (economische) levensduur. De resultaten van een LCC analyse kan men gebruiken om het management te assisteren bij beslissingsprocessen waarbij sprake is van een keuze tussen alternatieven.
Waarom is dit belangrijk? De zichtbare kosten van de aanschaf representeren slechts een klein deel van de totale kosten. Helaas is het in praktijk zo dat bij veel organisaties de budgetten voor inkoop, ondersteuning en onderhoud onder de verantwoordelijkheid vallen van verschillende afdelingen. Hierdoor is er weinig tot geen stimulans om de principes van LCC toe te passen bij de aanschaf. Het algemeen management moet daarom de voordelen van LCC analyses onder de aandacht brengen bij de mensen die verantwoordelijk zijn voor de inkoop.
Lean Maintenance
Lean Maintenance analyses richten zich op verspillingen veroorzaakt door te weinig, teveel en/of niet effectief onderhoud. Vaak zijn dit soort analyses onderdeel van continue verbeterprogramma’s.
Te weinig onderhoud wordt gekenmerkt door het niet (vaak genoeg) verrichten van werkzaamheden, niet effectieve onderhoudswerkzaamheden en ontbrekende werkzaamheden. Dit alles laat een duidelijk spoor van verspilling achter in de vorm van langdurige en / of regelmatige storingen, een hoog niveau van ongeplande werkzaamheden en een verlies van productie.
Teveel onderhoud van productiemiddelen wordt gekenmerkt door het te vaak uitvoeren van werkzaamheden of door activiteiten die geen waarde toevoegen. Dit laat een minder duidelijk spoor van verspilling achter. Doordat men niet doorlopend geconfronteerd wordt met het herstellen van storingen leeft men in de veronderstelling dat de werkzaamheden effectief zijn. Hierdoor worden onnodig (financiële) middelen verspilt met alle gevolgen van dien voor de efficiency en winstgevendheid van het bedrijf.
Om de kans dat een productiemiddel buiten bedrijf is door storing te minimaliseren (of zelfs te elimineren) wordt het interval voor onderhoud conservatief ingeschat. Dit houdt in dat het overgrote deel van het onderhoud te vroeg plaatsvindt waardoor te hoge onderhoudskosten en / of teveel onderhoudsafval. Hierdoor is onderhoud anti-lean. Maar hoe realiseren we dan optimaal onderhoud om daarmee storingen te voorkomen en de kosten te minimaliseren?
Het analyseren van storingen geeft ons inzicht in het hoe en waarom van storingen die optreden gedurende de (technische) levensduur van een productiemiddel. Dit inzicht kan ons helpen bij het bepalen van de gepaste onderhoudswerkzaamheden. Het resultaat zijn productiemiddelen die minder storingen zullen vertonen en die minder onderhoud behoeven.
